公开透明是政府采购的基本原则,而对必须保密的内容进行保密,同样是政府采购遵循公平竞争和公正原则的体现。对政府采购活动中特定的信息和工作进行保密,有利于保护和维持供应商之间的有效竞争,有利于维护国家利益和社会公共利益。

容易泄密的环节

在一些地方的政府采购活动中,由于疏忽,甚至从招标开始就出现了不同环节、不同程度的泄密。

供应商名单和数量在政府采购招标活动报名开始时,有的地方在统计报名供应商数量时比较随意,无意间把先报名的供应商信息暴露给后来报名的供应商。

虽然不少招标采购单位注意到要加强保密工作,把报名名单分开,但通常供应商是同一个时间,在同一个地方报名,供应商相互之间或多或少会得到一些信息。

又可能是有的经办人员在登记和办理时,不经意间对熟悉的人员透露了相关信息,给一些投机的供应商钻了空子。

采购人透露品牌倾向为了保证采购质量,一些招标采购单位会在招标前先进行市场调查,对项目的型号、品牌等进行初步了解。

某些供应商利用与招标采购单位接触的机会,有意或无意间从与采购人的商谈中得知他们对产品技术和品牌的意向,而某些采购人为了实现自己“满意”的采购结果,假装不经意地把项目预算资金、技术要求等重要信息透露给意向品牌供应商。这些举动都容易引起招投标中不必要的麻烦。

专家名单与联系方式根据政府采购相关法律法规的规定进行专家抽取,其抽取时间与专家使用时间之间存在监管的“空区”,如稍微不注意,专家的信息就可能被泄露。

另一方面,由于不少地市、区县级政府采购的专家库还处于建立和完善阶段,专家数量较少,专家数量的不足给一些供应商“公关”降低了成本,由此造成了抽取专家和被抽中的专家评标前泄密较多的问题。

评标过程中的泄密这是各方关注的重点环节,也是保密的难点,一旦泄密,影响也最为直接。它包括评分办法的细节、评审中评审委员会要求澄清或询问的情况、评审后评标报告的推荐排名、其他供应商的投标品牌和型号等内容。

这些方面由于涉及的人员过多,工作中的环节多,虽然评标纪律一再强调,但泄密后很难查证是从哪个方面、由哪个人泄露出去的,也很难收集到证据。

同时应注意的是,评标结束后,现场资料的收集及废物清理也是无意间透露以上信息的重点,也是容易被忽视的地方。

对入围供应商的审核和调查在定标过程中,招标采购单位对入围的供应商进行产品、技术、信誉、业绩等审查时,为了排除损害采购人利益的供应商进入,保证入围供应商公平进入而采取澄清和告知时,由于疏忽而泄露了审核和调查的事项。

防止泄密发生的措施

报名登记和资格审查对于政府采购招标工作的开头环节,可以采取以下方法做好信息保密工作:

一是取消集中报名登记,以防止后报名的供应商知道已经报名供应商的信息,电子办公条件不足的地方,在出售招标文件登记时,可以每个供应商单独登记,在开标当天再把所有的表格统一装订即可;

二是做好资格审查时的保密工作,对资格预审合格的供应商在规定时间内尽量分别通知;

三是推广网上报名的办法,条件成熟的地方可建立网上投标评标系统。

专家抽取与评标前监管评审委员会由招标代理机构负责组织,评审委员会一般由采购人代表及专家组成,抽取专家时,应将抽取人、监督人分开。无论是采购监管部门还是采购执行部门,均要严格遵守专家库管理和使用的规定,注重评审专家的回避制度。

评标现场秩序与纪律开标后,有关投标的审查、评定、澄清等问题以及评标、定标情况均属于暂时应保密的内容。为了防止泄密及保证评标工作顺利完成,任何人都不得将评标的情况告知与评标工作无关的人员,更不得向供应商或与供应商有关的人或单位泄露。

评标阶段所有对外活动及问题的澄清,都必须在评审委员会的组织下进行,严禁未经许可自作主张。且在评标期间还应遵守一些保密规定:评标过程中的评标文件、资料及各种表格等只限于在评标规定的场所使用,不得外带,不得复印

评标人员不得以口述、电话等方式将有关评标内容透露给未参与评标的人员,不得擅自对外透露,不得向评委所在单位汇报评标情况,当本单位领导主动询问时亦应不予答复,不得将评标资料带回家;评标中产生的废纸、废草稿等集中存放、统一销毁。

严守技术和商务秘密在投标、评标中会涉及到投标供应商的一些技术、经济、专业人员、价格构成秘密等,这些都是采购人、采购代理机构应当给予严格保密,不可泄漏给同行供应商的。投标文件要派专人管理,且评审后要整理保管,采取事后借阅登记等手段以确保供应商的商业秘密不泄露。

事后审查和澄清阶段对事后的审查和澄清要实行专人办理、主要领导负责制,在工作中要注意程序和方式,实行书面审查和澄清,要求供应商在规定的时间内提供原始证据和书面加盖公章的证据。

特别是在遇到供应商质疑和投诉时,采购招标单位和监督人员为了证明某些情况可能会不经意间将中标供应商的情况、落标供应商的落标原因和证据泄露出去,给采购人、采购代理机构、中标供应商带来不必要的麻烦和损失。

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